Privacyverklaring

Tilburg.AI, gevestigd aan Koopmans building, K.xxx
Warandelaan 2, 5037 AB Tilburg, The Netherlands,
is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

https://www.tilburg.ai
Koopmans building, K.xxx
Warandelaan 2, 5037 AB Tilburg, The Netherlands
+31 6 xxxxxxxx
Matthijs van Gils is de Contactpersoon Gegevensbescherming van Tilburg.AI.
Hij is te bereiken via M.vanGils_2@tilburguniversity.edu.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Tilburg.AI verwerkt jouw persoonsgegevens omdat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Onderstaand een overzicht:

  • Voor- en achternaam
  • E-mailadres
  • Rol binnen de universiteit
  • Gegevens over jouw activiteiten op onze website, zoals chatgeschiedenis en het downloaden van documenten via de chatbot

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Onze dienst is niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van een ouder of voogd. We kunnen echter niet controleren of bezoekers ouder zijn dan 16. Daarom raden we ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen. Mocht je van mening zijn dat wij zonder de benodigde toestemming persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact op via M.vanGils_2@tilburguniversity.edu; we verwijderen die gegevens dan.

Doeleinden van verwerking

  • Je de mogelijkheid bieden met een account te werken
  • Chats te bewaren, terug te bekijken en verder te gaan
  • Je chatgeschiedenis in te zien en te downloaden
  • Jouw voorkeuren op te slaan voor het gebruik van de webapp
  • Analyse van websitegedrag om de site en ons aanbod te verbeteren

Geautomatiseerde besluitvorming

Tilburg.AI neemt geen besluiten op basis van volledig geautomatiseerde verwerkingen die (aanzienlijke) gevolgen voor personen kunnen hebben. Alle beslissingen worden door mensen gecontroleerd.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor de genoemde doelen.

  • Na 2 jaar inactiviteit worden alle gegevens van een gebruiker definitief verwijderd.

Delen van persoonsgegevens met derden

Cookies en vergelijkbare technieken

Tilburg.AI gebruikt functionele, analytische en trackingcookies. Bij je eerste bezoek hebben we je hierover geïnformeerd en toestemming gevraagd. Functionele cookies zorgen dat de site werkt en onthouden voorkeuren. Analytische en trackingcookies volgen je surfgedrag om de website te optimaliseren en gepersonaliseerde content en advertenties aan te bieden.

Zie voor meer info: veiliginternetten.nl.

Voorbeelden van derde partijen die cookies plaatsen:

  • Cookie: Google Analytics
    Naam: _utma
    Functie: Analytische cookie die websitebezoek meet
    Bewaartermijn: 2 jaar

Gegevens inzien, corrigeren of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Ook kun je je toestemming intrekken of bezwaar maken. Verder heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Verzoeken kun je richten aan M.vanGils_2@tilburguniversity.edu. Om zeker te zijn dat het verzoek van jou komt, vragen we een kopie van je identiteitsbewijs mee te sturen, waarbij je foto, MRZ-zone, paspoortnummer en BSN zwart maakt. We reageren binnen vier weken.

Klacht indienen

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beveiliging van persoonsgegevens

We nemen passende maatregelen om jouw gegevens te beveiligen tegen misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongeoorloofde wijziging. Neem bij vermoedens van een beveiligingsincident contact op via M.vanGils_2@tilburguniversity.edu.

Privacy Statement

Tilburg.AI, located at Koopmans building, K.xxx
Warandelaan 2, 5037 AB Tilburg, The Netherlands,
is responsible for the processing of personal data as described in this privacy statement.

Contact Details

https://www.tilburg.ai
Koopmans building, K.xxx
Warandelaan 2, 5037 AB Tilburg, The Netherlands
+31 6 xxxxxxxx
Matthijs van Gils is the Data Protection Officer of Tilburg.AI.
He can be reached at M.vanGils_2@tilburguniversity.edu.

Personal Data We Process

Tilburg.AI processes your personal data because you use our services and/or because you have provided them to us. Below is an overview:

  • First and last name
  • Email address
  • Role within the university
  • Data about your activities on our website, such as chat history and document downloads via the chatbot

Special and/or Sensitive Personal Data

Our service is not intended for children under 16 unless they have parental consent. We cannot verify age, so we advise parents to supervise their children’s online activities. If you believe we have collected personal data from a minor without consent, please contact us at M.vanGils_2@tilburguniversity.edu and we will delete the information.

Purposes of Processing

  • To allow you to use an account
  • To save, review, and continue chats
  • To provide access to and download your chat history
  • To store your preferences for using the web app
  • To analyze website behavior in order to improve the site and align our offerings with your preferences

Automated Decision-Making

Tilburg.AI does not make decisions based solely on automated processing that could have significant effects on individuals. All decisions are reviewed by humans.

Retention Periods

We retain personal data no longer than necessary for the purposes for which it was collected.

  • After 2 years of inactivity, all user data are permanently deleted.

Sharing Personal Data with Third Parties

Cookies and Similar Technologies

Tilburg.AI uses functional, analytical, and tracking cookies. Upon your first visit, we informed you and obtained your consent. Functional cookies ensure the site works properly and remember your preferences. Analytical and tracking cookies monitor your browsing behavior to optimize the website and offer personalized content and advertisements.

For more information, see veiliginternetten.nl.

Examples of third-party cookies:

  • Cookie: Google Analytics
    Name: _utma
    Function: Analytical cookie measuring website visits
    Retention: 2 years

Access, Rectification, and Deletion of Data

You have the right to access, correct, or delete your personal data. You can also withdraw consent or object to processing. You further have the right to data portability.

Requests can be sent to M.vanGils_2@tilburguniversity.edu. To verify your identity, please include a copy of your ID with photo, machine-readable zone, passport number, and BSN blacked out. We will respond within four weeks.

Filing a Complaint

You may file a complaint with the Dutch Data Protection Authority via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Data Security

We take appropriate technical and organizational measures to protect your data against misuse, loss, unauthorized access, and unauthorized alteration. If you suspect a security incident, please contact us at M.vanGils_2@tilburguniversity.edu.